Dal 1° gennaio 2024 la fattura elettronica è obbligatoria per tutti i contribuenti in regime forfettario, senza più la vecchia soglia dei 25.000 euro di ricavi; restano fuori solo le operazioni per cui la legge vieta o esclude il passaggio dal Sistema di Interscambio. L'obbligo ormai è assodato; quello che genera ancora dubbi (e sanzioni evitabili) è il resto: entro quando va trasmessa la fattura, cosa succede se lo SdI la scarta, cosa rischi se la invii in ritardo e come rimediare spendendo poco.
In questa guida trovi termini, sanzioni aggiornate e il funzionamento del ravvedimento, con i casi tipici di chi lavora in forfettario. Se invece cerchi le istruzioni operative per emettere la tua prima fattura elettronica, parti dalla guida pratica alla fatturazione elettronica per forfettari.
Chi è obbligato (e le eccezioni)
L'obbligo riguarda tutte le partite IVA forfettarie, qualunque sia il volume di ricavi. Le eccezioni dipendono dalla natura dell'operazione, non dal regime: il caso principale è quello delle prestazioni sanitarie verso persone fisiche, per le quali la fattura via SdI è vietata a tutela dei dati dei pazienti, un divieto ormai reso permanente.
Per le operazioni soggette all'obbligo, l'originale fiscale è il file XML trasmesso e accettato dallo SdI: il PDF che mandi al cliente è solo una copia di cortesia. Nelle operazioni per cui lo SdI è vietato o escluso, invece, è proprio il documento emesso fuori dal sistema (cartaceo o elettronico extra SdI) a essere la fattura valida.
Entro quando va emessa: la regola dei 12 giorni
La fattura si considera emessa quando il file XML supera i controlli dello SdI. I termini sono due:
- fattura immediata: trasmissione entro 12 giorni dal momento di effettuazione dell'operazione; nel campo "Data" va indicata la data dell'operazione, non quella dell'invio;
- fattura differita: per operazioni documentabili (DDT per i beni, idonea documentazione per i servizi, richiamata in fattura), trasmissione entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione. Non è una proroga generalizzata: senza quella documentazione si applica il termine ordinario.
Il punto che confonde di più i professionisti: per le prestazioni di servizi l'operazione si considera effettuata all'incasso del compenso. Non sei obbligato a fatturare quando finisci il lavoro: l'obbligo scatta quando il cliente ti paga, e un acconto lo fa scattare per l'importo incassato. Attenzione però al caso inverso: se emetti la fattura prima del pagamento, è la data della fattura a rendere effettuata l'operazione, nei limiti dell'importo fatturato, e da lì decorrono i termini.
Esempio: il cliente ti paga con bonifico accreditato il 20 settembre. La fattura elettronica va trasmessa allo SdI entro il 2 ottobre, con data documento 20 settembre. Se la invii il 10 ottobre, la fattura è tardiva: sei nel campo delle sanzioni dei prossimi paragrafi.
Cosa succede se lo SdI scarta la fattura?
Una fattura scartata dal Sistema di Interscambio si considera non emessa. Non basta aver premuto "Invia": controlla sempre la ricevuta. In caso di scarto va corretto l'errore e ritrasmesso il file tempestivamente, di regola entro 5 giorni dalla notifica di scarto, preferibilmente con la stessa data e lo stesso numero del documento originario, come indicato dall'Agenzia (circolare 13/E/2018). Se la ritrasmissione avviene nei termini, non c'è violazione.
Le sanzioni per fattura omessa o tardiva
Per le violazioni commesse dal 1° settembre 2024 valgono gli importi ridisegnati dalla riforma delle sanzioni (D.Lgs. 87/2024). Le operazioni dei forfettari sono senza IVA, quindi si applica l'art. 6, comma 2, del D.Lgs. 471/1997:
| Situazione | Sanzione base |
|---|---|
| Violazione degli obblighi di documentazione di operazioni non soggette a IVA, quando rileva anche ai fini della determinazione del reddito | 5% dei corrispettivi non documentati, minimo 300 euro |
| Violazione che non rileva neppure ai fini della determinazione del reddito | Da 250 a 2.000 euro per violazione |
Per un forfettario il caso più frequente è il secondo: la fattura parte in ritardo ma l'incasso è stato comunque contabilizzato correttamente nel periodo giusto, quindi il reddito dichiarato non cambia (è l'ipotesi esaminata dall'Agenzia nella risposta n. 520/2021, proprio per un contribuente forfettario). Attenzione però: la sanzione fissa non è automatica. Presuppone che la violazione non abbia davvero inciso sul reddito, e deve risultare dai tuoi documenti. E se le fatture in ritardo sono più di una, il totale non si ottiene moltiplicando 250 euro per ogni documento: per più violazioni dello stesso tipo possono operare le regole del cumulo giuridico, che dal 2024 a determinate condizioni si applicano anche in sede di ravvedimento.
Quanto costa rimediare: il ravvedimento operoso
Il ravvedimento riduce la sanzione se regolarizzi prima che ti venga notificato un atto di liquidazione o di accertamento (o una comunicazione di irregolarità): sono questi gli sbarramenti previsti dall'art. 13 del D.Lgs. 472/1997, mentre un controllo in corso non lo preclude automaticamente. Per una singola violazione da sanzione fissa (base minima 250 euro), gli importi tipici sono:
- regolarizzazione entro 90 giorni dalla violazione: 1/9 del minimo, cioè 27,78 euro;
- entro il termine della dichiarazione relativa all'anno della violazione: 1/8, cioè 31,25 euro;
- oltre quel termine: 1/7, cioè 35,71 euro.
In pratica: trasmetti comunque la fattura allo SdI (meglio tardi che mai) e versi la sanzione ridotta con F24, codice tributo 8911 (è il codice normalmente usato per questa sanzione; bollo e interessi, se dovuti, hanno codici propri), anno di riferimento quello della violazione. Se non ci sono imposte o bollo versati in ritardo, sulla sola sanzione non maturano interessi.
Questi importi non sono una tariffa universale. Valgono per una singola fattura tardiva che non ha toccato il reddito e senza altre omissioni. Se le violazioni sono numerose, se manca anche il bollo o se il ritardo ha coinvolto la dichiarazione, il conteggio va ricostruito (e spesso il cumulo giuridico conviene): è il classico caso in cui una chiamata al commercialista costa meno di un F24 sbagliato.
Il meccanismo delle riduzioni è lo stesso che si applica ai versamenti tardivi di imposte e contributi: lo trovi spiegato nella guida al ravvedimento operoso per forfettari, e per i versamenti veri e propri puoi usare direttamente il calcolo del ravvedimento operoso con sanzioni e interessi aggiornati.
Non dimenticare il bollo da 2 euro
In linea generale, sulle fatture dei forfettari di importo superiore a 77,47 euro è dovuta l'imposta di bollo di 2 euro (salvo specifiche esenzioni legate alla natura dell'operazione), da assolvere in modo virtuale: nel file XML si valorizza il campo del bollo, l'Agenzia predispone nel portale Fatture e Corrispettivi gli elenchi delle fatture soggette (l'elenco B è modificabile: controllalo, il conteggio non è infallibile) e il versamento è trimestrale:
- 1° trimestre: entro il 31 maggio;
- 2° trimestre: entro il 30 settembre;
- 3° trimestre: entro il 30 novembre;
- 4° trimestre: entro il 28 febbraio dell'anno successivo (con gli ordinari slittamenti se la scadenza cade in un giorno festivo).
Se l'importo dovuto per il primo trimestre non supera 5.000 euro, il versamento può slittare alla scadenza di settembre (e, se anche il cumulo dei primi due trimestri resta sotto quella cifra, a novembre). Il bollo omesso si regolarizza separatamente, con imposta, sanzione e interessi ai codici dedicati: la via più semplice per non arrivarci è attivare l'addebito diretto o segnare le quattro date in calendario. Ricorda infine che se riaddebiti il bollo al cliente, quel riaddebito è un tuo compenso a tutti gli effetti.
Fatture elettroniche e termini di accertamento
C'è anche un motivo per essere puntuali che va oltre le sanzioni. La disciplina vigente riconosce ai forfettari con fatturato annuo costituito esclusivamente da fatture elettroniche la riduzione di un anno dei termini di accertamento. Due precisazioni utili: chi effettua operazioni per cui la fattura via SdI è vietata (come le prestazioni sanitarie verso privati) deve valutare caso per caso la compatibilità con il requisito; e una fattura emessa per errore fuori dallo SdI, se regolarizzata tempestivamente col ravvedimento, non fa perdere automaticamente il beneficio (risposta AdE n. 520/2021).
Aggiornamento ad agosto 2026: lo schema di decreto correttivo (Atto del Governo n. 430) propone di eliminare questo beneficio dai controlli sul periodo d'imposta 2026 in avanti, ma alla data di pubblicazione è ancora una proposta all'esame del Parlamento, non una legge. Ne abbiamo parlato in dettaglio nell'articolo sugli accertamenti ai forfettari dal 2026, che aggiorneremo a iter concluso.
Domande frequenti
Posso ancora emettere fatture cartacee?
No, salvo le operazioni per cui la legge vieta o esclude lo SdI (in particolare le prestazioni sanitarie verso persone fisiche). Per tutto il resto la fattura cartacea non è una fattura valida: emetterla al posto della elettronica equivale a non aver fatturato, finché non trasmetti l'XML.
Ho sforato i 12 giorni di poco: conviene aspettare o rimediare subito?
Rimediare subito. Entro 90 giorni la sanzione per una singola violazione scende a 27,78 euro; se aspetti e ti viene notificato un atto, il ravvedimento non è più possibile e si parte dalla sanzione piena.
Le fatture verso clienti esteri come si gestiscono?
Per le fatture emesse si trasmette il file allo SdI con il codice destinatario convenzionale "XXXXXXX"; lo SdI però non recapita nulla al cliente estero, quindi devi inviargli anche una copia leggibile per altra via (email va benissimo). Per gli acquisti dall'estero si usano, quando richiesto, i tipi documento TD17, TD18 e TD19. Esistono eccezioni (per esempio operazioni già documentate da bolletta doganale): termini e tipo documento dipendono dalla singola operazione.
Basta scaricare XML e PDF sul computer?
No. Le fatture elettroniche vanno conservate digitalmente a norma: il salvataggio dei file in una cartella o nel gestionale non equivale alla conservazione prevista dalla legge. La via più semplice è aderire al servizio di conservazione gratuito dell'Agenzia delle Entrate dal portale Fatture e Corrispettivi; in alternativa, un conservatore privato.
Il ritardo nella fattura fa slittare anche la tassazione?
No. Nel forfettario il reddito segue il criterio di cassa: l'incasso conta nell'anno in cui lo ricevi, qualunque sia la data di emissione della fattura. È proprio per questo che la fattura tardiva con incasso regolarmente contabilizzato ricade, di regola, nella sanzione fissa e non in quella proporzionale.
Vuoi vedere quanto ti resta in tasca di ogni fattura, o calcolare quanto costa regolarizzare un versamento in ritardo?
Contenuto aggiornato ad agosto 2026. Gli importi delle sanzioni valgono per le violazioni commesse dal 1° settembre 2024; per situazioni con più violazioni o altre omissioni fai verificare il calcolo a un professionista.
Fonti
- D.Lgs. n. 471/1997, art. 6 - sanzioni in materia di documentazione delle operazioni
- D.Lgs. n. 87/2024 - riforma delle sanzioni tributarie (violazioni dal 1° settembre 2024)
- Agenzia delle Entrate, risposta n. 520 del 29 luglio 2021 - fattura elettronica tardiva del forfettario: sanzione fissa e regime premiale
- Agenzia delle Entrate, circolare n. 13/E del 2 luglio 2018 - fatture scartate dallo SdI e ritrasmissione
- Agenzia delle Entrate, guida all'imposta di bollo sulle fatture elettroniche (portale Fatture e Corrispettivi)